Офисный переезд – полезные советы по правильной организации

Сегодня рынок аренды офисных помещений находится в активном движении, что заставляет владельцев бизнеса постоянно искать наиболее выгодные ценовые предложения. Поэтому, особенно в больших городах, офисы компаний довольно часто меняют место жительства. И в этих случаях перед руководителями  встаёт вопрос, как правильно организовать переезд офиса, чтобы потратить на это меньше денег и перевезти все вещи в целости и сохранности.

В настоящее время слишком большой выбор услуг различных перевозчиков серьезно затрудняет  решение такой задачи. Потому что далеко не каждая компания, специализирующаяся в этой области, способна, например, предельно аккуратно перевести дорогое серверное оборудование, массивные сейфы или  громоздкие сканеры. Несмотря на массу материалов, написанных на эту тему, до сих пор не все знают в деталях, как происходит офисный переезд, который должен быть подготовлен с максимальной тщательностью.

Ключевые особенности офисного переезда

1. Для смены места дислокации бизнеса необходимо перевезти  три основные позиции – офисную мебель, оргтехнику и документы. Для этого принтеры, компьютеры модемы, факсы и документы необходимо предварительно упаковать в картонные коробки. Для надёжности такая тара несколько раз  перехватывается скотчем. Мебель по возможности разбирается  и упаковывается в плотную бумагу.
2. Чтобы любые проблемы с перевозчиком решались в цивилизованном русле, рекомендуется заключать официальные договора, в которых будут чётко прописаны права и обязанности сторон. И не забывайте указать точную стоимость офисного переезда, которая не должна изменяться ни при каких обстоятельствах.
3. Отвечая на вопрос, как правильно организовать офисный переезд, следует, прежде всего, поинтересоваться уровнем компетенции привлекаемых грузчиков. Именно от умения и аккуратности специалистов по погрузке зависит сохранность дорогого оборудования и мебельных изделий. При необходимости доставки массивной габаритной оргтехники или больших сейфов, расположенных на верхних этажах, следует нанять профессиональных такелажников. Такое решение станет гарантией сохранности материальных ценностей, транспортировкой которых будут заниматься квалифицированные специалисты. 
4. Грамотный подбор транспортного средства – ещё одно условие успешного офисного переезда. В городском трафике оптимальной разновидностью малотоннажных грузовиков является Газель и её импортные аналоги. Для транспортировки документов и оргтехники рекомендуется привлекать автомобили с тентом или закрытые фургоны. Во всех случаях в рейс вместе с водителем должен ехать экспедитор – ответственное лицо переезжающей компании.
5. Все сотрудники офиса должны быть уведомлены о предстоящем переезде, как минимум, за 3-4 рабочих дня до начала событий. Для этого можно провести небольшую планёрку или разослать уведомления по внутренней электронной почте. Это позволит работникам заранее подготовить свои личные вещи и рабочие места к погрузке. 
6. Если речь идёт о больших офисах с многочисленным персоналом, в идеале за день до перевозки показать всем сотрудникам новое помещение с распределением рабочих мест. Такая экскурсия в будущем  предоставит возможность сразу же расставлять мебель и оборудование, согласно предварительному плану.
7. Перед офисным переездом настоятельно рекомендуется провести инвентаризацию всех материальных ценностей, что позволит проконтролировать количество перевезённых предметов после доставки на место.
8. Понятная маркировка коробок с документами и оборудованием существенно облегчит задачу при разборе тары на новом месте.

Стоит отдельно отметить, что партнёры и клиенты должны быть своевременно уведомлены о новом адресе компании. А ответственным за переезд лицам следует заранее побеспокоиться о покупке упаковочной тары и бронировании автомобиля с бригадой грузчиков.

Организация офисного переезда с помощью Cargocash

На нашем портале безопасных грузоперевозок созданы все условия для того, чтобы переезд вашего офиса был максимально выгодным и удобным. После простой регистрации вы получите доступ к впечатляющему количеству предложений от фирм, специализирующихся именно на таких заданиях. В качестве отдельных преимуществ стоит упомянуть следующие функции и возможности:

• договора для юридических лиц формируются автоматически при совершении заявки на бронирование груза. Вам останется только подписать и поставить печати при личной встрече;
• вы можете заключить безопасную сделку через гаранта, в роли которого выступит наш проект;
• по необходимости можно застраховать груз у страхового оператора – нашего партнёра, который вот уже много лет честно выполняет свои обязательства перед грузоотправителями;
• на нашем сайте вы сможете быстро сравнить стоимость услуг различных перевозчиков, выбирая самое выгодное предложение

Зная, как организовать переезд компании в новый офис, вы не только сэкономите свои деньги, но и снизите существующие риски.  А качественная предварительная подготовка обернётся высокой оперативностью и слаженностью всех рабочих процессов.